Dans le monde professionnel, les situations où l’on est amené à rédiger un rapport d’étonnement sont légion. Ce type de document permet à une personne nouvellement intégrée au sein d’une structure, ou ayant vécu un événement particulier, de partager ses observations et de formuler des critiques constructives sur les aspects qui l’ont marqué. Alors, que faut-il inclure dans un rapport d’étonnement pour qu’il soit pertinent et efficace ? Voici un guide étape par étape pour vous aider dans cette démarche.
1. Commencez par définir le contexte et le périmètre du rapport
La première chose à faire lors de la rédaction d’un rapport d’étonnement est de définir clairement le contexte et le périmètre de l’analyse. Quel secteur d’activité ou quel département couvre votre rapport ? Quelle(s) période(s) a-t-elle été observée ? Avez-vous eu la possibilité de rencontrer différents collaborateurs ou avez-vous plutôt évolué au sein d’un même groupe ? En répondant à ces questions en introduction de votre rapport, vous permettrez à vos lecteurs de mieux cerner les limites de vos observations et d’apprécier leur pertinence.
2. Faites un inventaire des points positifs
Pour faciliter la lecture et rendre votre rapport d’étonnement agréable à parcourir, vous pourriez commencer en listant les aspects positifs que vous avez pu observer pendant la période concernée. Il s’agit ici de souligner les éléments qui ont attiré votre attention, qui correspondent à vos attentes ou qui démontrent une réelle qualité dans l’organisation.
- Processus internes bien rodés;
- Bonne ambiance entre collaborateurs;
- Sens du service rendu au client développé;
- Collaboration interdépartementale efficace;
- Formation des nouvelles recrues complète et structurée.
Mettez en relief les bonnes pratiques
N’hésitez pas à aller plus loin en décrivant concrètement les situations qui illustrent ces bonnes pratiques. Par exemple, si vous notez une excellente collaboration entre différents services, expliquez ce qui a conduit à cette constatation : travail en équipe sur un projet commun, fluidité dans les échanges d’informations, etc. Le but est de montrer que vous avez été attentif à ce qui fonctionne et que vous êtes en mesure de partager ces retours avec le reste de l’équipe ou de l’entreprise.
3. Abordez les axes d’amélioration
La partie centrale du rapport d’étonnement doit être consacrée à l’analyse des aspects du fonctionnement de l’entreprise qui pourraient être améliorés. Vous pouvez les présenter sous la forme d’une liste, en détaillant chaque point :
- Communication interne : Par exemple, mentionnez si vous avez remarqué un manque de communication entre certains services ou entre collègues travaillant sur des projets communs.
- Gestion du temps et des priorités : Ont été observées des difficultés à respecter les échéances ? Les collaborateurs semblent-ils submergés par leurs tâches ? Une mauvaise répartition des charges de travail pourrait être la cause.
- Management : Portez également un regard critique sur le style de management pratiqué : manque d’écoute, directives peu claires, absence de reconnaissance ou au contraire, micro-management étouffant…
- Stratégie d’entreprise : Si vous êtes familier avec l’industrie et ses principales tendances, portez un regard critique sur les orientations stratégiques de l’entreprise. Des axes d’amélioration pourraient se trouver ici.
Proposez des recommandations concrètes
Pour que votre rapport d’étonnement ne reste pas lettre morte, il est essentiel d’accompagner chaque axe d’amélioration d’une proposition concrète. Ne cherchez pas forcément à offrir une solution miracle à chaque problème, mais plutôt à susciter la réflexion chez vos lecteurs et à encourager le débat autour de ces enjeux. Par exemple, si vous avez noté une certaine frilosité quant à l’innovation, proposez la mise en place d’un groupe de réflexion chargé d’explorer les nouvelles tendances et technologies applicables au secteur d’activité.
4. Adoptez un ton constructif et bienveillant
Il est important de conserver à l’esprit que le but même du rapport d’étonnement est de permettre aux membres de l’organisation de prendre conscience des dysfonctionnements et des points d’amélioration. Ainsi, veillez à toujours adopter un ton bienveillant et constructif, en évitant autant que possible les critiques purement négatives ou dénuées de fondement. Le rapport d’étonnement ne doit en aucun cas ressembler à une charge contre les équipes ou l’entreprise.
Soyez humble dans vos observations
N’oubliez pas que, lorsque vous rédigez un rapport d’étonnement, vos observations et suggestions sont souvent le fruit d’une vision partielle de l’ensemble des éléments qui impactent l’organisation. Restez donc modeste et mesurez vos propos : exprimez-vous de manière nuancée et préférez les questionnements aux affirmations définitives pour convier vos lecteurs à enrichir votre réflexion.
5. Assurez-vous d’avoir illustré chaque point
Pour conclure, assurez-vous que chaque aspect abordé dans votre rapport d’étonnement ait été suffisamment développé et appuyé par des exemples concrets. Cela renforcera la légitimité de vos observations et facilitera leur compréhension par le reste de l’équipe.